Caso:Empresa RD Printer

Herramienta: RACI SET

La pregunta parece simple de responder para cualquiera que nunca haya tenido que crear empleos. Esta fue una de las primeras preguntas que me hizo Rodrigo O. De Cesare, fundador de RD Printer Service. 

Dentro de la industria de las etiquetas autoadhesivas RD Printer Service es pionera por su propuesta de valor, hoy en día entregan sus pedidos en menos de 48h a sus principales clientes. Para poder cumplir con su promesa deben tener muy aceitados los procesos de captura de pedido, logística, armado de pedido y entrega del producto. 

La empresa familiar nació hace años con valores muy claros, donde la cultura de trabajo no se negocia y la ascendencia de su nono se respira cada vez que ingresas al nuevo Galpón donde está ubicada la empresa. 

En las primeras charlas con el equipo había una gran preocupación porque continuaban creciendo las ventas y con eso el equipo. Como toda Pyme el crecimiento de la demanda impacta en la estructura organizacional. Carla, hermana de Rodrigo y responsable de la administración decía: “Cómo vamos a seguir sumando gente al equipo sin saber que tarea van a desarrollar”, mientras que Mariano, responsable del área de marketing y con apoyo en lo comercial, respondía: “Necesitamos cumplir con los pedidos y las ventas, hay que contratar gente para armar pedidos”. 

La charla continuaba con los siguientes comentarios: “Al chico nuevo, ¿quién se sentó a explicarle sus tareas?”, “Pedrito cada vez que tienen que hacer algo me pregunta mil veces lo mismo, así no puedo trabajar, me interrumpe todo el tiempo”, “es imposible delegar tareas”, etc. Estas charlas se dan a menudo entre socios, pero el problema no es Pedrito o Mercedes, somos nosotros como dueños que no definimos procesos claros o no tenemos descripciones de puestos.

Para quienes no conocen el mundo Pyme les cuento que el día a día es terrible, más si estás creciendo en volumen de ventas. Lo urgente se confunde con lo importante; y lo urgente te desorganiza y comenzas a crecer sin un orden. Es donde nuestro empresario se convierte en “gerendete”. Seguramente estás pensando: ¿Qué es eso? 

Un “gerendete” es el empresario que durante la mañana decide invertir en la compra de una nueva máquina o conseguir un gran cliente y por la tarde se pone a hacer trabajamos de mantenimiento en el depósito. Este era el caso de Rodrigo. Que un día estaba cerrando un nuevo proveedor mientras que los sábados se la pasaba haciendo mantenimiento en la empresa.

La cantidad de clientes crecían al ritmo de la estructura, pero siempre que había que hacer un trabajo importante, todos estaban seguro de que Rodrigo lo iba a hacer. Rodrigo podía hacerlo, pero nadie lo hacía pensando que Mariano lo haría. ¿Cuál era el resultado? Como Carla creía que Mariano o Rodrigo lo harían tampoco lo hizo. Todos se desligaban de la culpa cuando nadie hacia el trabajo. 

Fue en ese momento cuando le presentamos una herramienta clave en la definición de tarea y responsabilidades. La matriz se llama RACI SET, una herramienta muy concreta que nos permite determinar los proceso de la organización. 

En ese momento empezamos a hacer una descripción detallada de todas las actividades de RD Printer Service. Luego pasamos a agrupar cada actividad en diferentes procesos claves. En ese momento, creo que fue Carla la que dijo: “¿Pero quién es el responsable de armar los pedidos? A lo cual le pedí tiempo y sobre todo paciencia que teníamos la herramienta para solucionar su problema.

Continuamos trabajando identificando para cada actividad un responsable; y como establece la unidad de mando, para cada una de las tareas un responsable de hacer hacer. Fue ahí cuando Mariano mencionó: “Pero me debe informar a mi”. El comentario me sirvió para explicarle que en la matriz debíamos indicar a quien debíamos informar de que la tarea estaba lista y a quien debíamos consultar en caso de que se requiera. 

El proceso de armado de la matriz por cada actividad no fue fácil, pero como se imaginan el resultado fue muy bueno. No solo porque logramos organizar toda la empresa, sino que a medida que fueron ingresando nuevos recursos la capacitación fue más sencilla. Cada puesto tenía su RACI.

Una de las principales ventajas de la RACI según Rodrigo es: “Lo mejor es que no es una herramienta estática, al contrario es dinámica y está viva. La vamos modificando a medida que vamos desarrollando los puestos. Nos permite entender que puestos nos faltan y a la hora de contratar gente, podemos saber rápidamente que requisitos deben tener.”

Si tenés dudas sobre que están haciendo tus colaboradores, es momento de armar tu propia RACI.

Contactame para ayudarte: https://api.whatsapp.com/send?phone=5492215590347

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